Schrijven en rapporteren in het sociaal domein - ter Horst & ter Hedde

2.4 • Cliënten en het digitale cliëntvolgsysteem

2.4 CLIËNTEN EN HET DIGITALE CLIËNTVOLGSYSTEEM

De tijd dat cliënten van de dagopvang met een schriftje naar huis gingen waarin genoteerd werd wat van belang was voor de contactpersoon/mantelzorger, is zo goed als voorbij. De meeste instellingen werken met digitale (dag)rapportagesystemen en cliëntvolgsystemen. Cliënten hebben het recht om inzage te hebben in rapportages die over hen geschreven zijn (zie paragraaf 5.6 voor meer informatie). Wanneer iemand langdurig is opgenomen in een zorginstelling, kan de contactpersoon (bijvoorbeeld mantelzorger, ouder, partner, zoon of dochter) thuis de rapportages meelezen. Zij zijn vaak wel op de hoogte van wie de medebewoners zijn van hun dierbare, partner of familielid. Als er interacties zijn tussen de cliënt en anderen, is het daarom belangrijk dat je die informatie over die andere bewoners zo goed mogelijk anoniem maakt. Wees je er steeds van bewust dat alles wat je schrijft, dus ook informatie over bijvoorbeeld medewerkers of medebewoners, ‘op straat’ terecht kan komen. Verder is het een aandachtspunt dat je let op je manier van schrijven. Als het netwerk mee kan lezen, moet het ook voor hen begrijpelijk zijn, dus let ook op het gebruik van jargon. Zo veel schrijvers, zo veel soorten rapporten. Daarom gebruiken de meeste instellingen digitale standaardformats, oftewel protocollen voor rapportage. Deze protocollen vormen een soort ‘kapstok’ waaraan je de informatie kunt ophangen. In zo’n rapportageprotocol staan vaste aandachtspunten en richtlijnen die je zo op de computer kunt invullen. Dat werkt heel handig, omdat je zo voorkomt dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet en het zorgt voor consistentie in de diverse verhalen die van dezelfde instelling komen. In de startfase is zo’n digitaal ‘formulier’ handig. Het biedt de sociaal werker houvast bij het gesprek zelf (wat moet ik aan de cliënt vragen?) en bij het uitwerken van dat gesprek. Vervolgens kunnen alle rapportages in hetzelfde digitale dossier worden opgeslagen. Je kunt natuurlijk voor elk type rapport een protocol maken. Binnen de instelling maak je met elkaar een overzicht van de kernthema’s bij het betreffende type rapport. Vervolgens spreek je af welke inhouden per kernthema moeten worden ingevuld. Zo maak je samen met je collega’s duidelijke richtlijnen per rapportagedoel. Bij elk rapport zijn er vaste aandachtspunten, zoals de feitelijke gegevens (naam, geboor tedatum, adres, telefoonnummer), voorgeschiedenis, huidige situatie, visie van betrokke ne(n), analyse van de problematiek en het advies van de sociaal werker. Een voordeel van zo’n digitaal rapportagesysteem is dat je snel informatie kunt oproepen over de cliënt en hoe deze op de interventies reageert. Je kunt er snel mee opzoeken welke interventies je hebt toegepast en met welk effect. Zo’n geautomatiseerd systeem biedt dus houvast. Het helpt je ook bij het schrijven van een voortgangsrapport, een zorgplan of een adviesrapport. Je kunt gemakkelijk de relevante informatie uit het digitale dossier over nemen in je rapport. Alles is op één plaats terug te vinden en dat maakt het rapporteren een stuk makkelijker. Natuurlijk moet je als sociaal werker zelf goed blijven opletten dat relevante informatie in het rapport komt en dat een en ander zuiver en zorgvuldig gefor muleerd wordt.

De kaders waarbinnen je schrijft

31