Kim Hartenberg-ter Hedde en Judith ter Horst - Schrijfgids voor Social Work

Kim Hartenberg-ter Hedde & Judith ter Horst

Schrijfgids voor Social Work

Schrijfgids voor Social Work

Schrijfgids voor Social Work

Kim Hartenberg-ter Hedde Judith ter Horst

bussum 2016

www.coutinho.nl/schrijfgidssocialwork

Bij dit boek hoort online studiemateriaal. Dit materiaal is op www.coutinho.nl/schrijfgidssocialwork te vinden.

© 2016 Uitgeverij Coutinho bv Alle rechten voorbehouden.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautoma tiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wet telijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewer ken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stich ting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofd dorp, www.stichting-pro.nl).

Uitgeverij Coutinho Postbus 333 1400 AH Bussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl

Omslag: studio Pietje Precies bv, Hilversum

Noot van de uitgever Wij hebben alle moeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Personen of instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriende lijk verzocht contact op te nemen met de uitgever.

ISBN 978 90 469 0516 6 NUR 752

Voorwoord

Het zal je maar gebeuren dat iemand iets over jou schrijft. Gaat het om een posi tievere tekst, iets leuks op social media? Prima! Toch zul je ook dat kritisch lezen. Want wat daar over jou staat, moet immers wel waar zijn en met respect voor jou geschreven. Iedereen kan het tenslotte lezen. Gelukkig heb je daar zelf invloed op door te reageren en de tekst te voorzien van jouw mening. Als jij het onderwerp bent van een hulpverleningsrapport, is dat een heel ander verhaal. Een Social Work professional beschrijft jouw situatie, trekt conclusies of adviseert over jou. Dat is niet zomaar leuk, dat is een serieuze zaak. Je zult maar cliënt zijn … Je zult maar Social Work professional zijn … Dan kun je je maar beter realiseren dat schrijven over cliënten zorgvuldig moet gebeuren, en dat de cliënt altijd mag lezen wat je over hem schrijft. Dat besef zal voor veel beginnende Social Work professionals het eerste obstakel zijn. Hoe schrijf je over mensen? En hoe zullen zij het vinden, wat jij over hen schrijft? In Schrijfgids voor Social Work willen we allereerst de schrijver een spiegel voor houden. Wat je schrijft, ben je namelijk zelf. En hóé je schrijft, bepaalt mede hoe anderen jou zien. We hopen dat dit boek zowel de beginnende als de ervaren So cial Work professionals helpt om zorgvuldig en integer te schrijven over bijvoor beeld cliënten. Daarvoor bieden we concrete tips en schrijfadviezen en stellen we door het hele boek heen de lezer van je geschreven tekst centraal. Schrijven in Social Work is niet zomaar op papier zetten wat je denkt of vindt. Schrijven is aan je lezer die informatie presenteren die hij of zij nodig heeft om vervolgens goed te kunnen handelen. Niets meer en niets minder. Als je daarbij de vragen van je lezer centraal stelt, zul je hem of haar optimaal helpen om het juiste te doen voor jouw cliënt(en) of voor een groep mensen met wie jij werkt. Schrijven over schrijven was soms een vreemd proces. Anderen vertellen hoe het moet, maar zelf geregeld tegen dezelfde problemen aanlopen. Het kan ook een eenzaam proces zijn. Dankzij het feit dat de Schrijfgids voor Social Work een geza menlijk project was, werd het echter toch een plezierige klus. Het was zo fijn om samen te kunnen werken, elkaar te stimuleren en te inspireren, samen de schou ders eronder te zetten.

Bij het schrijven van Schrijfgids voor Social Work hebben we ook gebruikgemaakt van de kennis van Social Work professionals. Zij hielden ons scherp op de inhoud en de vorm. Maarten Verheij zette de puntjes op de i wat de juridische kant be treft van schrijven over cliënten. Hij deed dat voor het boek Rapporteren in de hulp- en dienstverlening (2015) , en deze kennis konden we opnieuw inzetten voor de schrijfgids. In de beginfase hebben bovendien docenten van verschillende ho gescholen kritisch meegelezen en meegedacht. We zijn hen zeer dankbaar voor de tijd en energie die ze hierin gestoken hebben. Tot slot willen we in het bijzonder de collega’s van Kim bedanken voor hun hulp en inspiratie, en in het bijzonder Anouk Bezoen en Tirza Vanhommerig. Ook zij hebben ons ontzettend geholpen.

Kim Hartenberg-ter Hedde en Judith ter Horst voorjaar 2016

Inhoud

Inleiding 11 Deel 1 De schrijver en de lezer 15 1 Wat je schrijft, ben je zelf 17 1.1 De rol van je referentiekader 17 1.2 De context waarbinnen je schrijft 18 1.3 Parafraseren 20 1.4 Overstijgend schrijven 21 1.5 Feiten, meningen en interpretaties 21

1.6 Afstand en nabijheid 24 1.7 Spreektaal en schrijftaal 26

2 De lezer is ook maar een mens 29 2.1 Wie is de lezer? 29 2.2 Rol en houding van de lezer ten opzichte van inhoud en schrijver 31 2.3 De cliënt leest het ook 32 2.4 Omstandigheden waaronder de tekst wordt gelezen 34 2.5 Beroep doen op de lezer 35 2.6 Medium kiezen voor deze lezer in deze context 36 3 Een goede tekst beantwoordt de vragen van de lezer 39 3.1 Schrijven praktisch en strategisch aanpakken 39 3.2 Hoe je gaat schrijven – de planning 40 3.3 Wat je ermee wilt bereiken – het doel 43 3.4 Waar je tekst over gaat – het onderwerp 43 3.5 Voor wie je gaat schrijven – de lezer 44 3.5.1 ‘Waarom ontvang ik deze brief?’ 45 3.5.2 ‘Wat moet ik doen naar aanleiding van deze brief?’ 46 3.5.3 ‘In hoeverre is dat haalbaar?’ 47 3.5.4 ‘Wat verwacht de schrijver concreet van mij als reactie op zijn bericht?’ 48

4 Schrijven over mensen: rechten en plichten 51 4.1 Wet bescherming persoonsgegevens 51

4.1.1 Verantwoordelijke en beheerder 52 4.1.2 Overmacht 52 4.2 Samenwerken met anderen in het belang van de cliënt 54 4.3 Rechten en plichten van de cliënt 55

4.4 Rechten van de hulp- of dienstverlener 56 4.5 Voorzichtig in digitale communicatie 56

Deel 2 De tekstsoorten en hoe je ze moet schrijven 59 5 De mindmap: een kapstok voor de tekst 61 5.1 Casus Onrust in Drostendijk 61 5.2 Mindmap casus Onrust in Drostendijk 63 6 Een-op-een communiceren met en over de cliënt 67 6.1 Criteria e-mail of brief 67 6.2 Je schrijft een e-mail 68 6.2.1 Effectiviteit van e-mail 68 6.2.2 Eisen aan een e-mailbericht 68 6.2.3 Mindmap e-mail 69 6.3 Je schrijft een brief 71

6.3.1 Aangetekende brief 71 6.3.2 Eisen aan een brief 72 6.3.3 Vaste onderdelen van een brief 74

6.4 Soorten brieven 76

6.4.1 Informerende brief 77 6.4.2 Klachtbrief 77 6.4.3 Reactie op een klacht 81 6.4.4 Slechtnieuwsbrief 83 6.4.5 Verzoekbrief/aanvraag 85

7 Schrijven over je cliënt 89 7.1 Belang van een goed rapport 89

7.1.1 De mindmap en de psychologische vragenreeks 91 7.2 Waarnemingen en observaties, feiten, meningen en interpretaties 92 7.2.1 Zuiver en helder blijven 94 7.3 Een rapport is geen roman; schrijf niet thematisch maar chronologisch 95 7.3.1 Thematische indeling 95 7.4 Rapportage is onderdeel van het werkproces 98 7.5 Interne rapportage 101 7.5.1 Dossier 102 7.5.2 Intakeverslag 102

7.5.3 Gespreksverslag 102 7.5.4 Procesverslag/voortgangsrapportage 103 7.5.5 Overdrachtsrapport/dagrapport 103 7.5.6 Cliëntontwikkelingsplan en behandelplan 103

7.6 Externe rapportage 104

7.6.1 Verwijs- of overdrachtsrapport 105 7.6.2 Adviesrapport 105

7.6.3 Aanvraag van voorzieningen 105 7.6.4 Bezwaar- en beroepschrift 107 7.7 Gestandaardiseerde rapportage 107 7.7.1 Digitale rapportagesystemen 108 7.7.2 Groepsrapportage 108 8 Schrijven in projecten 109 8.1 Kenmerken projectmatig werken 109 8.2 Ken je ontvanger en opdrachtgever 112 8.3 Fasen projectmatig werken 112

8.4 Projectvoorstel 118 8.5 Subsidieaanvraag 120 8.6 Preventieplan 122 8.7 Evaluatierapport 123

Tips en trucs voor een goede, leesbare en zorgvuldig onderbouwde tekst 125

A Geef feiten, meningen en interpretaties zorgvuldig weer 127 A1 Onderscheid feiten, meningen en interpretaties 127 A2 Bronvermelding 129 B Zorg voor een goede inhoud en structuur 133 B1 Aansluiting besluit/advies/conclusies op inhoud 133 B2 Helder en concreet zijn 135 B3 Kernachtige alinea’s maken 137 C Makkelijk leesbaar en correct Nederlands 139 C1 In gewonemensentaal schrijven 139 C2 Het belang van correcte spelling en zinsbouw 142 D Stappenplan werkwoordspelling 144 D1 Het stappenplan 144 D2 Toelichting bij het stappenplan 145

Literatuur 147 Register 148

Inleiding

Waarom dit boek?

Je schrijft elke dag wel iets. Op je tablet, telefoon en computer: e-mails, sms’jes, appjes, chats en berichten op sociale media … voor je het weet, heb je wéér een tekstje geschreven. Natuurlijk is gezellig heen en weer chatten met vrienden ge makkelijk: je weet precies met wie je communiceert en kunt lekker kort door de bocht zijn. En wanneer de ander iets niet begrijpt, kun je dat altijd nog met smileys voorkomen of gladstrijken. Je krijgt toch immers direct respons? Het is je meteen duidelijk of je boodschap goed overkomt, en je weet dat de lezer na het horen van de ‘pling’ jouw berichtjes meestal direct zal lezen. Als Social Work professional moet je ook vaak schrijven – of dat nou met, voor of over je cliënt is. Dan komt het erop aan, dat je bewust schrijft voor een lezer die niet direct reageert, die je niet kunt zien en die je in veel gevallen ook niet goed kent. En dan wordt het moeilijker om in te schatten wat het effect van je tekst boodschap op de ontvanger is. De ontvanger ziet jou niet, kent jou misschien zelfs niet en kan niet meteen om uitleg vragen. Smileys, knipoogjes of grins in een rap port over of in een brief aan een cliënt kunnen echt niet. Hoe je schrijft en wat je schrijft bepalen niet alleen of de inhoudelijke betekenis overkomt, maar ook hoe de lezer jou als schrijver en als Social Work professional ziet. Het lijkt bijvoorbeeld minder belangrijk om correct te spellen, maar de le zer zal jouw professionaliteit lager inschatten als je type- of taalfouten maakt. Je goed uitdrukken en zorgvuldig formuleren hebben ook invloed op je overtuigings kracht. Kortom: door goed te schrijven, profileer je je als een professional. Jouw schrijfwerk is overigens ook het visitekaartje van de organisatie waar je werkt. Daarom is bij veel organisaties het beleid dat uitgaande teksten door een collega of leidinggevende worden doorgelezen en vaak ook door de manager onderte kend. Zo wordt de kwaliteit van de tekst mede gewaarborgd.

Voor wie is dit boek?

Schrijfgids voor Social Work is geschreven voor Social Work studenten en profes sionals. Dat zijn meestal communicatiedeskundigen die zijn gericht op monde linge communicatie. Toch moeten ook zij goed op papier kunnen zetten wat ze

11

Schrijfgids voor Social Work

met een cliënt besproken hebben, zodanig dat de cliënt zich erin herkent en zich gehoord en gerespecteerd voelt. Bovendien moet iemand die de cliënt niet kent, kunnen weten wat er speelt en in de tekst een goed onderscheid kunnen vaststel len tussen feiten, meningen en interpretaties.

Hoe is dit boek opgebouwd?

Deel 1 De schrijver en de lezer In deel 1 bespreken we het perspectief van de schrijver en dat van de lezer, oftewel: de zender en de ontvanger van de tekst. We gaan in op jouw perspectief als schrijver van een tekst in hoofdstuk 1, Wat je schrijft ben je zelf. Natuurlijk schrijf je in het werk altijd vanuit jouw professiona liteit, je kennis van en inzicht in de situatie waarover je schrijft. Toch neem je ook jezelf mee in dat schrijfproduct – of je dat nu wilt of niet. Het is daarom van belang dat je je daarvan bewust bent. Zo zijn niet alleen jouw beeld van de cliënt en zijn situatie bepalend voor het professionele kader waarbinnen je schrijft, maar ook jouw normen en waarden, referentiekader en verwachtingen. Het belang van zuiver afstemmen op de lezer bespreken we in hoofdstuk 2, De lezer is ook maar een mens. In een slechtnieuwsgesprek zit je bijvoorbeeld tegen over de ontvanger van de onheilsboodschap. Je ziet wat dit nieuws met de ont vanger doet en kunt dan zorgvuldig inspelen op zijn reactie. Als je het slechte nieuws in een brief moet schrijven, is het belangrijk dat je goed nadenkt over hoe de lezer zou kunnen reageren. Het kan immers zijn dat de lezer de brief na het le zen van de eerste zin woedend in de prullenbak gooit. In dit hoofdstuk bespreken we hoe je kunt inschatten wat je lezer mogelijk vindt van de boodschap in je tekst en van jou. De lezer heeft namelijk altijd vragen als hij een tekst te lezen krijgt. Daarin inzicht krijgen helpt je om de tekst doeltreffend te schrijven. Anticiperen op het effect dat de tekst op de lezer zou kunnen hebben, bepaalt mede wat je schrijft, hoe je schrijft en welke toon en stijl je kiest. De titel van hoofdstuk 3 Een goede tekst beantwoordt de vragen van de lezer, zegt het al: met je tekst heb je een specifiek doel voor ogen en een goede tekst bereikt dat doel. De lezer weet, begrijpt en handelt (het liefst) zoals jij dat graag wilt. We gaan in dit hoofdstuk ook in op hoe je de tekst zo schrijft, dat de lezer wil blijven lezen. Daarbij is het nodig dat je de tekst inhoudelijk zo opbouwt, dat je de vra gen die tijdens het lezen bij de lezer opkomen achtereenvolgens beantwoordt. Dit noemen we de volgorde van de psychologische vragenreeks.

12

 Inleiding

Wie schrijft over cliënten, moet rekening houden met de bescherming van de pri vacy van de cliënt en het systeem van de cliënt. Wanneer mag je informatie over de cliënt wel delen met anderen en wanneer juist niet? De criteria waar je op moet letten als je over cliënten schrijft, bespreken we in hoofdstuk 4 , Je schrijft over men sen, wat zijn je rechten en plichten? De cliënt heeft niet alleen rechten, maar ook plichten. Datzelfde geldt voor jou als Social Work professional. Deel 2 De tekstsoorten en hoe je ze moet schrijven In deel 2 bespreken we de verschillende soorten teksten die je in het Social Work moet schrijven. We bespreken de techniek van het ‘mindmappen’ als hulpmiddel bij het plannen van je tekst in hoofdstuk 5 , De mindmap: een kapstok voor de tekst . Daarbij gebrui ken we een casus die later in het boek terugkomt. Via de mindmap kom je tot een globale opzet van de tekst met alle noodzakelijke onderdelen. Zo voorkom je dat je iets over het hoofd ziet of vergeet. Dit lijkt een omslachtige methode, maar een tekst die vragen oproept, kan tot gevolg hebben dat je nogmaals moet schrijven of door mensen gebeld wordt om een toelichting op je brief, nota of rapport. En dat levert in de praktijk nog veel meer werk op. Een-op-een communiceren in brieven en e-mails bespreken we in hoofdstuk 6, Een-op-een communiceren met en over de cliënt . Wanneer kies je voor een e-mail en wanneer is een brief gepaster? Daarna gaan we in op diverse soorten brieven, zoals een informerende brief, een klachtbrief en een slechtnieuwsbrief. Bij een aantal briefsoorten verduidelijken we een en ander met een casus uit de beroepsprak tijk. Aan de hand van deze casus werken we een mindmap uit en tonen we hoe je die specifieke tekstsoort moet schrijven. De casus vormt telkens het uitgangspunt voor opdrachten. Schrijven over je cliënt is het kernthema van hoofdstuk 7. Daarin bespreken we di verse soorten rapportages, hoe je ze moet schrijven en waar je dan op moet letten. Denk daarbij onder meer aan het scheiden van feiten en meningen, en hoe je om gaat met de privacygevoelige informatie die jij als Social Work professional van de cliënt in beheer hebt. We gaan eveneens in op de opzet en indeling van je tekst en het verschil tussen chronologisch en thematisch schrijven. Net als in hoofdstuk 3 besteden we in dit hoofdstuk aandacht aan de psychologische vragenreeks als ba sis voor een logische en prettig leesbare tekstopbouw. Aan de hand van een casus bespreken we rapporten die je in die context zou moeten schrijven, en we baseren een aantal opdrachten op deze casus. De casus uit hoofdstuk 5 terug komt terug in hoofdstuk 8 , Schrijven in projecten . Onder de projecten zou je een traject kunnen verstaan waarbinnen je een (soci aal) probleem aanpakt en probeert op te lossen. Het gaat dan meestal niet om één cliënt, maar om een groep cliënten of om een bepaalde groep uit de samenleving.

13

Schrijfgids voor Social Work

Doelen hierbij kunnen zijn: preventie of de verbetering van een leef- of werksitua tie. Aan de hand van de casus bespreken we de fasen die je in een project meest al doorloopt: van probleemsignalering tot de evaluatie van de oplossing van het probleem. Elk van die fasen vraagt om specifieke tekstsoorten. In Schrijfgids voor Social Work gaan we niet uitgebreid in op de methodiek van projectmatig werken; wel bespreken we hoe je de tekstsoorten moet schrijven waarmee je te maken krijgt in projecten. Tips en trucs voor een goede, leesbare en zorgvuldig onderbouwde tekst In Tips en trucs gaan we in op een aantal kwesties die de technische kant van het schrijven betreffen. Een goede tekst is niet alleen kort en bondig, maar ook leesbaar en correct ge schreven. Samengevat komt het erop neer dat de teksten die je in het kader van Social Work schrijft, altijd moeten voldoen aan deze criteria. Aan het begin van dit onderdeel vind je een overzicht van deze eisen, die we daarna nader toelichten. Dat overzicht kun je gebruiken als checklist. Verder geven we tips en trucs bij de aandachtspunten waarover de meeste schrijvers geregeld twijfelen of waarmee ze in de fout gaan. Want iedere schrijver kent immers die momenten van twijfel: Moet ‘werkverdeling’ nou aan elkaar geschreven worden, of juist niet? Is ‘er wordt hier hard gewerkt’ met -dt of met een -d? Welke argumenten zijn nou het steek houdendst om een standpunt te beargumenteren? Deze aandachtspunten wor den niet uitputtend besproken, maar dienen vooral als handvatten voor de schrij vende Social Work professional. De Tips en trucs zijn dan ook vooral bedoeld om nog eens na te slaan, en het is handig om de tips en trucs bij de hand te houden.

Website

www.coutinho.nl/schrijfgidssocialwork

Bij dit boek hoort online studiemateriaal, dat bestaat uit: Ý Ý checklists voor de verschillende tekstsoorten; Ý Ý extra opdrachten.

14

Deel 1 De schrijver en de lezer In dit deel gaan we in op jouw perspectief als schrijver. Als Social Worker is het van belang dat je bewust leert kijken naar wie jij bent, wat jouw achtergrond en referentiekader zijn, enzovoort. Hoe jij over dingen denkt en hoe je van nature geneigd bent te reageren, bepaalt namelijk voor een groot deel je interactie met doelgroepen. Dat geldt bij mondelinge, maar ook bij schriftelijke communicatie. In hoofdstuk 1 bespreken we hoe je bewust kunt kijken naar jezelf als schrijver. Wat jouw beelden zijn van de cliënt en zijn of haar situatie, hoeveel afstand of juist nabijheid je ervaart, hoe objectief of subjectief je bent, het heeft allemaal invloed op de manier waarop jij met en over je cliënt communiceert. Zoals in elke vorm van communicatie is niet alleen de zender van belang, maar vooral in hoeverre de zenders boodschap op de ontvanger is afgestemd. Hoe zui verder die afstemming is, hoe beter de boodschap overkomt. Daarom gaan we in hoofdstuk 2 uitgebreid in op hoe je optimaal op de lezer kunt afstemmen bij het schrijven van diverse teksten en zo je schriftelijke communicatie doeltreffender kan maken. Daarbij bespreken we hoe je kunt inschatten wat je lezer mogelijk vindt van de boodschap in je tekst en van jou. We laten je zien welke vragen de lezer heeft als hij de tekst heeft ontvangen. In hoofdstuk 3 bespreken we hoe je de tekst inhoudelijk zo opbouwt, dat je die vragen die bij de lezer opkomen achtereenvolgens beantwoordt. Hierbij maken we gebruik van de psychologische vragenreeks. In hoofdstuk 4 bespreken we de hoofdlijnen van jouw rechten en plichten en die van de cliënt. Werken met cliënten betekent omgaan met (privacy)gevoelige in formatie. Zeker in schriftelijke communicatie is het van belang dat je daar heel zorgvuldig mee omgaat. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt wanneer je informatie over de cliënt wel mag delen met anderen en wanneer niet.

15

Wat je schrijft, ben je zelf

Social Work is vooral een vak waarin schriftelijke communicatie een steeds grotere rol gaat spelen. De vraag daarbij is: Wie ben jíj eigenlijk in dit proces? Voordat je begint met schrijven, is het handig om eerst na te denken over jouw rol in deze schriftelijke communicatie. We beginnen dit hoofdstuk dan ook met de rol van je referentiekader. Als je schrijft, neem je immers altijd een stuk van jezelf mee. De kunst is om ervoor te zorgen dat je eigen normen, waarden en persoonlijke op vattingen zo min mogelijk doorklinken in je tekst. Hier kun je namelijk een ander (onbewust) mee beïnvloeden. Daarna komen achtereenvolgens aan de orde: de context waarbinnen je schrijft; parafraserend en overstijgend schrijven; feiten, meningen en interpretaties; af stand en nabijheid, ook in de aanhef en afsluiting van je schrijven. Tot slot behan delen we het gebruik van spreektaal en schrijftaal. De tips en opdrachten in dit hoofdstuk helpen je om te kijken naar jezelf als schrij vende Social Work professional en ervoor te zorgen dat je teksten zo objectief mogelijk zijn. Als je schrijft, neem je daarbij altijd een stuk van jezelf mee. Je zet immers jouw gedachten over een situatie op papier. Het is menselijk dat je gedachten gekleurd worden door je eigen normen en waarden. Er zijn veel factoren die invloed heb ben op het beeld dat jij van de wereld (en alles erin) hebt. Al deze factoren samen bepalen jouw referentiekader. Als je bijvoorbeeld zelf op jonge leeftijd al veel hebt meegemaakt, kun je je misschien ergeren aan mensen die klagen over kleine din gen als het weer of een kapotte auto. Je hebt dan minder geduld. En als je dan met zo iemand praat, laat je misschien dat ongeduld zien. Dat gebeurt dus ook als je schrijft, vaak zelfs zonder dat je je daarvan bewust bent. Uiteindelijk heeft je referentiekader invloed op hoe je tegen zaken aankijkt, en dat komt uiteindelijk weer terug in je tekst. Het is heel menselijk dat dit gebeurt, maar als Social Work professional moet je er vooral naar streven om zo objectief moge lijk te schrijven. Vooral in de hulpverlening loop je nogal eens tegen situaties aan waarin mensen niet volgens jouw normen en waarden handelen. Vaak heb je daar een mening over. Als Social Work professional ben je bovendien meestal nauw

1.1 De rol van je referentiekader

17

Deel 1 De schrijver en de lezer

betrokken bij de situatie van je cliënt en wil je het beste voor hem of haar. Wees je ervan bewust dat dit jouw beeld over de situatie kan kleuren. Je mag je mening best geven, maar dan gaat het om je professionele mening als hulpverlener – niet om je persoonlijke mening. Denkvraag 1.1 Vergelijk onderstaande fragmenten met elkaar. In welk fragment merk je meer afstand van de schrijver? Waar merk je dat precies aan? Fragment 1 Het kan niet dat je 16 jaar bent en de hele dag alleen achter de Playstation zit en zit te blowen. De cliënt zou gewoon aan het werk moeten gaan, omdat hij gezond is en een diploma heeft gehaald. De situatie is dusdanig uit de hand gelopen, dat er direct actie ondernomen moet worden, omdat het anders misgaat met deze cliënt. Fragment 2 De cliënt besteedt veel tijd aan gamen op de Playstation, daarnaast blowt hij we kelijks. Hij heeft een diploma, maar geeft aan nog geen werk te hebben. Aangezien de cliënt alleen woont, kan hij op dit moment niet in zijn eigen levensonderhoud voorzien. Er zijn kosten, maar er komt geen geld binnen. Naar mijn idee zou het goed zijn als deze cliënt hulp krijgt bij het vinden van werk. Opdracht 1.1 De volgende voorbeeldzinnen laten de invloed van het eigen referentieka der zien. Benoem wat hier eigenlijk voor mening achter zit en hoe je de zin nen neutraler kunt maken. 1 ‘Ik vind dat dit gedrag ontoelaatbaar is.’ 2 ‘De cliënt is een slechte moeder.’ 3 ‘(invullen gedrag) doe je niet.’ 4 ‘De cliënt toont geen respect door met haar handen over elkaar te zitten.’ 5 ‘De cliënt is nog helemaal niet klaar om samen te gaan wonen.’ 6 ‘Omdat de cliënt geen verbaal contact heeft met de hulpverlener, ver trouwt ze haar niet.’

1.2 De context waarbinnen je schrijft

De context waarbinnen je schrijft en de rol die jij hebt, bepalen mede wat je wel en niet zegt, en hoe en op welke toon je dat doet. In de hulpverlening kunnen er veel verschillende situaties en rollen te onderscheiden zijn waarbinnen je schrijft.

18

1 Wat je schrijft, ben je zelf

Denk daarbij niet alleen aan hulpverlening in een gedwongen kader, maar ook aan schrijven naar instanties, vanuit een instantie, voor de gemeente of in de wijk. Het is daarom belangrijk dat je weet wat de context is en welke (impliciete) regels en conventies daarmee samenhangen. Je kunt je voorstellen dat de woordkeus die je hanteert als je een projectvoorstel voor de gemeente schrijft, heel anders is dan als je een memo schrijft voor collega’s. Hoe houd je rekening met de rol die je hebt als je schrijft? Ý Ý Vraag je af wat de context is. In welke situatie schrijf je? Zakelijk, privé, profes sioneel, commercieel? Ý Ý Zijn er ‘ongeschreven regels’ die verbonden zijn aan jouw rol en positie als schrijver? Ý Ý Is er sprake van een specifieke woordkeus in de context waarbinnen je schrijft? Ambtelijk, juridisch, formeel of informeel? Ý Ý Zijn er formele regels of gedragscodes die invloed hebben op jouw rol als schrijver? Privacy cliënt of beroepscode? Denkvraag 1.2 Lees het verhaal hierna en bedenk hoe jij zou reageren als je een buurtbewoner was. Je hebt een buurman die je zelden buiten ziet. Sinds een paar dagen zitten de gor dijnen dicht, en je ruikt soms een sterke geur. Je maakt je zorgen en praat er met een andere buurtbewoner over. De manier waarop je dit bespreekt en de woord keus die je hanteert, zullen heel anders zijn dan wanneer jij als hulpverlener over deze man rapporteert. Opdracht 1.2 Schrijf een mail aan een vriendin/vriend over wat jij denkt over de situatie met de buurman. Schrijf als buurtnetwerkhulpverlener een mail aan de an dere leden van het netwerk over de situatie van de buurman. Opdracht 1.3 Hierna zie je drie tekstfragmenten. Geef aan in welke context deze teksten volgens jou geschreven zijn. Fragment 1: Mevrouw Aartsen Net bij mevrouw Aartsen geweest. Ze zat er helemaal doorheen, heeft geen hulp van familie, vrienden of buren. Ze is echt een eenzaam hoopje ellende. Trof haar in vervuilde toestand aan. Zelf vond ze dat ze zich met wassen en

19

Deel 1 De schrijver en de lezer

aankleden wel redden kon, maar ze rook ontzettend vies en haar haar was al in geen maanden gewassen. Heb toch maar een afspraak met thuiszorg gemaakt voor haar. Fragment 2: Yusuf Yusuf is een jongen van (naar eigen zeggen) 15 jaar oud, die met zijn ou ders gevlucht is uit Syrië. Yusufs moeder is bij de overtocht met de boot verdronken, en zijn vader is tijdens de wachtperiode bij de grens met Grie kenland aan een longontsteking overleden. Yusuf heeft geen verwanten op wie hij kan terugvallen. Yusuf maakt een apathische indruk. Hij zit soms urenlang naar buiten te staren en wanneer anderen buiten gaan voetballen, wil hij niet meedoen. Fragment 3: Rudi De leefomstandigheden van Rudi (7 jaar), meervoudig gehandicapt, zouden bijzonder verbeteren indien hij dagopvang zou kunnen krijgen die gefinan cierd zou kunnen worden vanuit een pgb. Dit zou voor moeder ook de mo gelijkheid openen om zelf weer te gaan werken en in haar eigen inkomen te voorzien. Als Social Work professional heb je vaak veel informatie over je cliënt en ben je nauw betrokken bij zijn of haar situatie. Dit maakt het een uitdaging om beknopt over je cliënt te schrijven. Want hoe haal je de kern uit al die informatie? Je lezer wil duidelijke en beknopte informatie en hoeft dus niet alles te weten wat jij weet. Daarom is het belangrijk dat je kunt parafraseren. Bij een parafrase omschrijf je een langer stuk tekst in je eigen woorden. Tips bij parafraseren: Ý Ý verplaats je in je lezer; Ý Ý vraag je af wat je lezer echt moet weten om de situatie goed te begrijpen;

1.3 Parafraseren

Ý Ý laat voorbeelden weg als die niets toevoegen; Ý Ý beperk je tot hoofdlijnen, noem geen details; Ý Ý beperk je tot één deelonderwerp, wijd niet uit.

Denkvraag 1.3 Bedenk wat je allemaal moet benoemen om de belangrijkste informatie over je cliënt te geven. Welke thema’s moeten aan bod komen?

20

1 Wat je schrijft, ben je zelf

Opdracht 1.4 Benoem de kern van de cliëntinformatie hierna.

Sannah is een meisje van 13. Ze heeft de laatste tijd veel moeite om mee te komen op school. Ze is vaak moe, en haar docenten hebben haar al meer dere keren betrapt op slapen in de les. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij wis kunde en bij Nederlands. Haar docenten hebben meermaals in rapport vergaderingen aangegeven dat het zo niet langer gaat. Sannah heeft op dit moment geen enkele voldoende meer op haar rapport en zal blijven zitten. Haar mentor heeft gesprekken gehad met Sannah. Ze zegt dat ze thuis voor haar twee broertjes van 5 en 9 jaar moet zorgen, omdat haar moeder altijd moet werken. Ze weet niet waar haar vader is, hij is twee jaar geleden weg gegaan na de zoveelste ruzie met haar moeder. Haar moeder verdient heel weinig, dus het gezin heeft weinig geld te besteden. Overstijgend schrijven wil zeggen dat je als een soort helikopter boven de situatie kunt zweven en alle informatie die je hebt, kunt ordenen en bewust kunt inzetten om je doel te bereiken. Dat kun je pas goed doen als je eerst hebt nagedacht over wat je precies wilt met je tekst en hoe je je lezer zover krijgt, dat hij of zij ook gaat doen wat jij wilt. Door goed te parafraseren en hoofd- en bijzaken te onderscheiden, kun je dat overstijgende schrijfniveau bereiken. Dit betekent ook dat je zelf boven de situatie moet gaan staan. dat gaat het beste als je je niet te veel richt op details, maar op de hoofdlijnen.

1.4 Overstijgend schrijven

1.5 Feiten, meningen en interpretaties

Als Social Work professional krijg je te maken met veel informatie: over je cliënt, over de situatie, over wet- en regelgeving. Daarbij is het van belang om onder scheid te maken tussen een feit (wat waarneembaar is), een mening (wat met ervaringen en belevingen te maken heeft, oftewel: met jouw referentiekader) en jouw interpretatie hiervan. Als hulpverlener moet je immers een zo objectief mo gelijk beeld van de situatie schetsen. Als je een mening als feit presenteert, creëer je al snel een beeld van de cliënt, dat helemaal niet hoeft te kloppen. Dit beeld kan cliënten soms lang blijven achtervolgen. Als iets eenmaal op papier staat, is het

21

Deel 1 De schrijver en de lezer

definitief. Van een mening is het namelijk heel lastig om te bepalen of het ook echt waar is: er zitten immers altijd twee kanten aan een verhaal.

Wees je daarom bewust van je positie als schrijvende Social Work professional en de in vloed die je kunt hebben op je lezer. Om te voorkomen dat er een vertekend beeld (over je cliënt) ontstaat, is het belangrijk om in je tekst duidelijk aan te geven wanneer je feiten, meningen en interpretaties gebruikt. Hierna worden de verschillen tussen een feit, me ning en interpretatie in een overzicht weergegeven. Een hulpmiddel dat je kunt gebruiken om feiten, meningen en interpretaties te onderscheiden zijn de volgende vragen: Wat zie je aan de cliënt? Wat doet de cliënt? Hoe reageer je? Wat is het resultaat?

Kenmerk

Wanneer ge bruiken?

Voorbeeld

Aandachtspunt Welke woorden gebruik je

Ý Ý data Ý Ý gebeurtenissen Ý Ý persoonsgege vens die je kunt controleren

Ý Ý hij is Ý Ý de thuissituatie is als volgt Ý Ý het gezin be staat uit Ý Ý ze heeft de havo afgerond Ý Ý de cliënt geeft aan Ý Ý moeder vindt Ý Ý de school zegt Ý Ý de buren stellen Ý Ý andere hulpver leners zijn van mening deze situatie is Ý Ý naar mijn idee Ý Ý het lijkt me dat Ý Ý op basis van deze beschrij ving kan ik concluderen dat. Ý Ý volgens onder getekende Ý Ý ik interpreteer dat Ý Ý mijn visie op

Let op bij gebeurte nissen die je cliënt vertelt (niet contro leerbaar, dus niet als waarheid presen teren).

Kun je controleren. Er kan geen misver stand bestaan over de waarheid ervan.

Als je feitelijke informatie over de achtergrond van je cliënt wilt geven of de huidige situatie of een gebeurtenis objectief wilt be schrijven. Als je wilt laten zien hoe je cliënt en betrokkenen over de situatie denken.

Feit

Ý Ý de mening van betrokkenen over de situatie van de cliënt Ý Ý ervaringen van de cliënt Ý Ý uitspraken van

Meningen letterlijk weergeven als me ningen en aangeven van wie de mening afkomstig is.

Wordt door allerlei mensen gegeven (cli ënten, betrokkenen, instanties), vaak is er ook sprake van erva ringen en gevoelens. Misverstanden over de waarheid ervan ontstaan makkelijk. Je oordeel als hulp verlener op basis van de betekenis van waarnemingen die je hebt gedaan. Je maakt hierbij gebruik van je des kundigheid als hulp verlener. Je streeft neutraliteit na.

ouders/vrien den/de cliënt zelf

Mening

Ý Ý analyse van het verhaal van je cliënt. Ý Ý vergelijking van standpunten van betrokkenen Ý Ý betekenis die

Geef je visie genuan ceerd weer. Dit doe je door niet alleen slechte punten te noemen, maar ook goede en op basis hiervan je interpre tatie te geven. Geef aan waarom je iets hebt geïnterpreteerd.

Als je in je tekst het doel wilt onderbou wen met argu menten. Met jouw interpretaties laat je je visie op de situatie zien.

je daaraan als hulpverlener toekent

Interpretatie

22

1 Wat je schrijft, ben je zelf

Opdracht 1.5 Zoek op www.synoniemen.net synoniemen voor ‘vinden’, ‘zijn’ en ‘interpre teren’. Maak op basis van je bevindingen een lijst met synoniemen waarmee je in je schrijfproducten kunt laten zien dat je feiten, meningen of interpre taties gebruikt. Zet de synoniemen naast elkaar in kolommen. Opdracht 1.6 Lees het fragment hierna goed door. Gebruik de informatie uit het frag ment om de volgende vragen te beantwoorden. Vul je antwoorden in in het schema. 1 Wat zijn de meningen, en van wie zijn deze meningen? 2 Wat zijn de feiten, en wat zijn interpretaties? 3 Hoe zou je de feiten, meningen en interpretaties opschrijven?

Voorbeeld

Welke woorden ge bruik je?

Schrijf het op als rapportagetekst

Feit

Mening

Interpretatie

Ronald (15) Ronald heeft drie maanden in jeugdinrichting De Doezel gewoond. Daar kreeg hij veel aandacht en structuur. Regels waren regels, en daar moest hij zich aan houden. Hier leefde Ronald duidelijk van op, oftewel: hij begon ook daadwerkelijk naar de regels van het huis te leven. Hij werd er vrolijker en aanspreekbaarder van en kon ineens weer samen met anderen (leeftijdsge noten) een gewoon gesprek voeren zonder meteen in de ruziestand te gaan staan. Sinds drie weken is Ronald weer thuis. De hele periode in De Doezel lijkt helemaal vergeten. Hij gaat over alles met moeder in discussie, loopt weg als hij niet meteen gelijk krijgt of zijn zin krijgt, en hij is vaak tot ’s avonds laat op straat. Pas na middernacht komt hij thuis. Dan wil hij ’s morgens niet opstaan en is school onbespreekbaar voor hem. Ronald vindt moeder een

23

Deel 1 De schrijver en de lezer

zeurkous, die zich overal mee bemoeit. Hij weet zelf wel wat hij moet doen, en eigenlijk moet hij helemaal niets. Moeder heeft het helemaal gehad met haar zoon; zij wil niet dat hij nog lan ger bij haar thuis woont omdat hij nu ook zijn jongere broertjes beïnvloedt. Ook zij worden opstandig en geven moeder geregeld een grote mond. Op de dagen dat vader, die vrachtwagenchauffeur is en veel van huis is, thuis is, kan Ronald zich ineens wél gedragen. Vader is fysiek veel sterker dan Ronald, en hij kan heel dominant en agressief overkomen. Vader vindt dat moeder ook maar wat steviger moet optreden. Ronald is een beste knul, maar hij is wel een puber, en hij moet streng aangepakt worden. Ouders maken hier ook geregeld ruzie over. Moeder wil niets van vader aannemen. Hij weet niet waar hij het over heeft als hij zo veel van huis is en Ronald maar een paar uurtjes per week ziet. Opdracht 1.7 Benoem bij de volgende uitspraken of het om een feit, mening of interpre tatie gaat. Herformuleer de uitspraken vervolgens zo, dat feiten controleer baar zijn en het voor de lezer duidelijk is van wie meningen en interpretaties zijn. 1 ‘De cliënt is onhandelbaar.’ 2 ‘Mevrouw De Vries is 86 jaar oud en woont in Zaltbommel. Ze heeft in het verleden in verschillende inrichtingen gezeten.’ 3 ‘Meneer geeft aan moeite te hebben met het bepalen van zijn dagritme.’ 4 ‘Naar mijn idee is de situatie tussen moeder en dochter in de afgelopen weken verslechterd.’ 5 ‘In het gezin is meerdere keren sprake geweest van misbruik.’

1.6 Afstand en nabijheid

Veel schrijvers zijn zich tijdens het schrijven niet bewust van de wensen van hun lezer. Denk maar eens aan opdringerige brieven die je van commerciële instanties krijgt (vol met uitroeptekens en hoofdletters). Hierdoor kun je je soms zelfs geïn timideerd voelen. In dat geval past de toon van de tekst niet goed bij de relatie die er met de lezer is. Bij een bericht aan vrienden op social media ga je ook niet beginnen met ‘Geachte Tonnie, zullen we morgenavond gaan dineren? Ik verneem graag je reactie’. En in een brief aan de gemeente schrijf je niet snel: ‘Hallo Jan, ik wil graag de boom in mijn tuin kappen. Je bent het hier vast wel mee eens, hè?’

Als je als Social Work professional iets schrijft, doe je dat meestal niet voor niets. Je wilt dat iemand jouw mening (over een cliënt) serieus neemt. Soms wil je zelfs

24

1 Wat je schrijft, ben je zelf

dat die persoon concreet actie onderneemt. Dan wil je je cliënt bijvoorbeeld laten doorverwijzen of vraag je subsidie aan voor een project. Daarom is het handig dat je inzicht hebt in wie je lezer is en wat jullie relatie is. Iemand die jou niet kent, zal zich misschien beledigd voelen wanneer je hem of haar in je tekst te persoonlijk of te dwingend aanspreekt. Of misschien vindt hij dat je juist te afstandelijk bent. Door niet de juiste toon aan te slaan, wordt de kans kleiner dat je je (schrijf)doel bereikt bij deze persoon. Probeer voordat je begint met schrijven een analyse te maken van je lezer. Zo kun je je toon en stijl afstemmen op deze persoon en laat je voldoende afstand of nabijheid zien. Dit kun je doen met behulp van de onderstaande vragen. In hoofdstuk 2 gaan we nader in op wie de lezer is en hoe je optimaal op je lezer kunt afstemmen.

Stel jezelf bij het schrijven de volgende vragen: Ý Ý Voor wie schrijf je je tekst? Ý Ý Ken je deze persoon? Ý Ý Verwacht je lezer formeel of informeel taalgebruik? Ý Ý Wat is de rol van je lezer?

Denkvraag 1.4 Heb je weleens een brief of mail gekregen waardoor je geïrriteerd raakte? Waar kwam dat door?

Aanheffen en afsluiten

Hoe je een brief aanheft (begint) of afsluit, geeft ook weer of je afstand of juist nabijheid wilt tonen.

Aanhef

Afstandsmate

Hoi

Erg weinig afstand.

Iets grotere afstand, waarschijnlijk ken je de persoon wel. Je kent de persoon niet (grote af stand). Je kent de persoon wel, maar wilt toch afstand bewaren.

Hallo/Dag

Beste (aangevuld met achternaam)

Beste (aangevuld met voornaam)

Geachte

Erg formeel, de afstand is groot.

25

Deel 1 De schrijver en de lezer

Afsluiting

Afstandsmate

Groetjes/Groet/Groeten

Kleine afstand (informeel)

Met vriendelijke groet

Neutraal

Hoogachtend

Grote afstand (erg formeel)

1.7 Spreektaal en schrijftaal

Bij spreektaal heb je het over de woorden die je gebruikt bij het spreken. Deze woorden worden veel gebruikt en zijn voor iedereen begrijpelijk. Bij schrijftaal, de geschreven taal dus, kies je formelere woorden en een zinsbouw die enigszins van spreektaal afwijkt. Over spreek- en schrijftaal wordt veel gezegd. Vooral studenten krijgen nogal eens het verwijt dat ze schrijven in spreektaal. Nu vervaagt de grens tussen spreek- en schrijftaal steeds meer. En dat is niet voor niets: met spreektaal zijn je teksten in formeel en beter te begrijpen voor een grotere groep lezers. Maar al te simpel for muleren is ook niet goed. Dat heeft namelijk invloed op hoe je lezer jou ziet. Je wilt niet informeel schrijven als de relatie met je lezer eigenlijk formeel is. Als je het lastig vindt om spreektaal te vermijden, omdat je niet zo in de schrijftaal thuis bent, helpt het om veel zakelijke teksten te lezen, bijvoorbeeld de krant of een opinieblad. Hierdoor wen je meer aan geschreven en wat formelere taal en vergroot je je woordenschat op het gebied van de schrijftaal. Zo wordt het makke lijker om je teksten in een zakelijker stijl te schrijven.

Hierna vind je de meest gebruikte uitdrukkingen in spreektaal en het alternatief in schrijftaal.

Spreektaal (informeel)

Schrijftaal (formeel)

Wouden

Wilden

Hoi Merel

Beste mevrouw Van den Berg

We zijn het met elkaar eens

Er bestaat consensus

26

1 Wat je schrijft, ben je zelf

Jullie instelling

De instelling/uw instelling

Niks

Niets

Kom eens langs

Ik verwacht u binnenkort te zien

Opdracht 1.8 Je werkt bij een dagbesteding en hebt een observatie gemaakt van een cliënt. Je observaties werk je uit en stuur je vervolgens aan een orthopedagoog. Je kent deze persoon niet. Schrijf een begeleidende brief bij de uitgewerkte observaties. Opdracht 1.9 Je krijgt een e-mail van je telefoonprovider/gemeente/collega/werkgever. Wat vind je van de vijf manieren van aanheffen hierna? Welke zou je de ge noemde afzenders adviseren? 1 ‘Hoi Saskia’

2 ‘Geachte mevrouw Van der Meijden’ 3 ‘Beste mevrouw Van der Meijden’ 4 ‘Hallo Saskia van der Meijden’ 5 ‘Beste Saskia’

Kijk voor meer opdrachten bij dit hoofdstuk op www.coutinho.nl/schrijfgidssocialwork

27