Hans Hoeken, Jos Hornikx en Lettica Hustinx - Overtuigende teksten

1  overtuigende documenten

ten aansluiten en hoe ze de bijbehorende software moeten installeren. Er staat nadrukkelijk ‘probeert’ in plaats van respectievelijk ‘brengt bij’, ‘haalt over’ en ‘instrueert’. Veel schrijvers bereiken hun doel namelijk niet. Hoewel studenten het hele boek hebben doorgeploegd, zakken ze voor het tentamen. De fondswer vingsbrief verdwijnt ongelezen bij het oud papier. Van de vele mogelijkheden die een computer biedt, wordt slechts een beperkt aantal gebruikt. Waarom blijven documenten ongelezen, worden ze slecht begrepen of leggen lezers schijnbaar onweerlegbare conclusies naast zich neer? Dat ligt niet alleen aan het document zelf. Want precies hetzelfde document kan voor de ene lezer aantrekkelijk, begrijpelijk en overtuigend zijn, terwijl het voor de andere slecht geschreven, duister en lachwekkend is. Dat betekent dat begrip, waardering en overtuigingskracht het product zijn van document- én lezerskenmerken. Een goed document past precies bij de eigenschappen van zijn lezers: het is als een maatkostuum. Een maatkostuum is toegesneden op de lichamelijke kenmerken van de drager. Een goed document is toegesneden op de kennis, voorkeuren en waarden van zijn lezer. Onderzoek op het gebied van documentontwerp houdt zich bezig met de vraag hoe dat toesnijden moet gebeuren. Het uitgangspunt daarbij is dat het document de processen moet stimuleren die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het doel van het document. Welke processen dat zijn, is mede afhankelijk van het doel dat met het document wordt nagestreefd. Hoeken (1992) onderscheidt drie doelen met daaraan gekoppeld drie documenttypen: 1 informatieve documenten, waarbij het doel is om lezers te informeren (bij voorbeeld krantenberichten, voorlichtingsbrochures en onderwijsboeken); 2 instructieve documenten, waarbij het doel is om lezers in staat te stellen be paalde handelingen uit te voeren (bijvoorbeeld handleidingen, computerdo cumentatie, formulieren en bijsluiters); 3 persuasieve documenten, waarbij het doel is om lezers te overtuigen van een bepaald standpunt (bijvoorbeeld sturende voorlichting, reclame en fondswer vingbrieven). Voor elk van deze doelen – informeren, instrueren en overtuigen – geldt dat de lezer bepaalde processen moet doorlopen. Het document kan het optreden van deze processen vergemakkelijken, maar ook bemoeilijken of zelfs verhinderen. Door gerichte keuzes op het gebied van de inhoud, de structuur en de stijl kun je de effectiviteit van een document beïnvloeden. Deze drie dimensies waren al bekend in de klassieke retorica, waarbij de eerste drie sprekerstaken werden ge vormd door de inventio (het verzamelen en selecteren van informatie), de dispo sitio (het ordenen van de geselecteerde informatie) en de elocutio (het verwoor den van de informatie). (Zie voor een overzicht hiervan Leeman & Braet, 1987; Quintilianus, 2001). Hoeken (1992) laat zien dat elk van de dimensies inhoud, structuur en stijl inderdaad invloed kan hebben op de effectiviteit van elk van de documenttypen (informatief, instructief en persuasief). Voor het ontwerpen van effectieve documenten heb je daarom kennis nodig over de processen die een rol spelen bij de verwerking van een document én kennis over de wijze waarop

12