Mark Pluymaekers - Overtuigend presenteren

Overtuigend Presenteren

Mark Pluymaekers

u i t g e v e r ij

c

c ou t i n ho

Overtuigendpresenteren MarkPluymaekers

c u i t g e v e r ij

c ou t i n ho

bussum2011

Webondersteuning Bij dit boekhoort eenwebsitemet extramateriaal. Deze is te vinden via www.coutinho.nl .

©2011Uitgeverij Coutinhob.v. Alle rechtenvoorbehouden. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen magnietsuit dezeuitgavewordenverveelvoudigd, opgeslagen ineengeautoma- tiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigewijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zondervoorafgaande schriftelijke toestemmingvandeuitgever. Voor zover hetmaken van reprografische verveelvoudigingenuit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijkverschuldigdevergoedingen tevoldoenaanStichtingReprorecht (Post- bus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit dezeuitgave inbloemlezingen, readers en andere compila- tiewerken (artikel 16Auteurswet 1912) kanmen zichwenden tot StichtingPRO (StichtingPublicatie- enReproductierechtenOrganisatie, Postbus3060, 2130KB Hoofddorp,www.stichting-pro.nl). Uitgeverij Coutinho Postbus333 1400AHBussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl Omslag:Het vlakke land, Rotterdam Zetwerk: StudioPietjePrecies | bno,Hilversum Noot vandeuitgever Wij hebbenallemoeitegedaanom rechthebbendenvancopyright teachterhalen. Personenof instantiesdieaanspraakmakenopbepaalderechten,wordtvriende- lijkverzocht contact op tenemenmetdeuitgever. ISBN 9789046902134 NUR 810

Voorwoord Studenten vannu hebbenmeer ervaring en affiniteitmet spreken in het openbaar dan voorgaande generaties. Als docent Communicatie enTaal- beheersing aanHogeschool Zuydmerk ikdat studentennietmeer zo ze- nuwachtig zijnenminderbeginnersfoutenmaken, zoals te zacht spreken of teweinigoogcontactzoekenmethetpubliek.Waarhetwelnogvaakaan schort, iseenaansprekendverhaal.Hoewel demeestepresentatieboeken adviserenomdedoelgroep vooraf uitgebreid te analyseren, houdenpre- sentaties van studenten vaak niet voldoende rekeningmet de cognitieve kenmerken vande leden vandie doelgroep: hun constante behoefte aan nieuweprikkels, hunbeperktegeheugencapaciteit enhunvoorkeur voor verhalenmetconcretedetailsenverrassendeelementen.Daaromstaan in Overtuigendpresenteren juistdezekenmerkencentraal. De ideeën in dit boek zijn gebaseerd op psychologisch onderzoek dat in sommigegevallenalmeerdan zeventig jaaroud is, endemeeste zijndan ook niet nieuw. Wat wel nieuw is, is de vertaling van deze ideeën naar adviezen voor mondelinge presentaties. Belangrijke inspiratiebronnen waren Made to Stick en Switch vanChip enDanHeath, Influence vanRo- bertCialdinien Persuasion vanDanielO’Keefe.Dezevierboekengaanniet overpresenteren,maarbevattenweleenschataanonderzoeksresultaten, voorbeeldenenanekdoteswaarmeesprekershunvoordeel kunnendoen. Het doel vandit boek isomdemeest relevante inzichtenuit depsycholo- gische literatuur op een overzichtelijke en aansprekendemanier te pre- senterenaan studenten. Of dat gelukt is, kanalleendeuiteindelijkegebruikerbepalen. Het schrij- venvanditboekwas in iedergeval eenplezierigebezigheid, vooral dank- zij de enthousiasmerende feedbackdie ik gedurendehet proces hebmo- genontvangen.Hiervoorwil ikgraagdevolgendemensenbedanken: Ilke Jacobs,MartindeBeer,AnkieHoefnagels,AngelavanKalsbeek-vanMalde, CamielWolfs,GeorgeMeijer,PeggyPluymaekers-Frijnsenenkelereferen- ten vanwie ik de naam niet ken. Als er nog fouten of onduidelijkheden in het boek staan, dan ligt dat zeker niet aan hen. Voor kritische kant- tekeningen, suggesties of vragenhoud ikme altijd aanbevolen; alleswat studenten kan leren om overtuigend te presenteren verdient een plaats inditboek. MarkPluymaekers januari 2011

Webondersteuning Bij ditboekhoort eenwebsitemetuitgewerktevoorbeeldpresentatiesen linksnaar filmpjesvanpresentatiesop internet. Er zijnvier presentaties tevinden: eenverkooppresentatie, een concept- presentatie, een onderzoekspresentatie en een beleidspresentatie. Voor elk vandeze voorbeelden geeft de auteur een beschrijving vande casus, eendiabestanddat ook de gesproken tekst bevat, en een toelichting van de gebruikte technieken. Voor een vijfde presentatiesoort, de elevator pitch, geefthij tips, voorbeeldzinnenen links. Daarnaast staan er voor bijna iedere techniek die in dit boek besproken wordt, links naar filmpjes van presentaties op internet waarin die tech- niekwordt toegepast. Dewebsite is tevindenvia www.coutinho.nl .

Inhoud

9 9 11 14 17 19 22 29 30 31 32 36 38 41 43 44 48 50 55 57 58 61 64 66

1 Eensuccesvollepresentatie 1.1 Hetbelangvanpresentatievaardigheden 1.2 Criteriavooreen succesvollepresentatie 1.3 Opbouwenwerkwijze 2.2 Eenargumentatiestructuuropstellen 2.3 Hulpmiddelengebruikenals leidraad 2.4 Samenvatting 3 Aandachtkrijgenenhouden 2 Eenduidelijkdoel 2.1 Dekernboodschapbepalen 4.1 Concretiseren 4.2 Ervaringendelen 4.3 Hulpmiddelengebruikenals illustratie 4.4 Samenvatting 5.1 Plotsenmetaforengebruiken 5.2 Hulpmiddelengebruikenalsgeheugensteun 5.3 Sterkafsluiten 5.4 Samenvatting 5 Hetpubliek iets latenonthouden 3.1 Sterkopenen 3.2 Knowledgegaps creëren 3.3 Interactiezoeken 3.4 Samenvatting 4 Hetpubliek iets latenbeleven

69 71 72 75 77 79 80 85 88 92 95 97 97 99

6 Hetpubliekaansporen totactie 6.1 Concreteadviezengeven 6.2 Emotie inhet verhaal verwerken 6.3 Hetpubliekaanhetwerkzetten 6.4 Samenvatting 7 Devoorbereiding 7.1 Deontwerpfase 7.2 Deverhaalfase 7.3 Deoefenfase 7.4 Groepspresentaties 7.5 Samenvatting 8.3 Vragenuithetpubliek 8.4 Degemoedstoestandvanhetpubliek 8.5 Samenvatting 8 Deuitvoering 8.1 Zenuwen 8.2 Problemenmetde techniek

101 105 106 109 113

Literatuur

Register

1

Eensuccesvollepresentatie

Het onderwerp ‘mondelingpresenteren’ behoeft eigenlijkgeen introduc- tie meer. Iedereen heeft weleens gepresenteerd, iedereen heeft genoeg slechte presentaties gezien om teweten dat het niet makkelijk is en ie- dereen is opgelucht als het weer achter de rug is. Het doel van dit boek is om lezers te lerenhoe ze succesvollepresentaties kunnen geven, inde letterlijke zin. ‘Succes’ komt vanhet Latijnsewoord succedere , dat ‘opvol- gen’ betekent. Eenpresentatie isduspas succesvol alsde toehoordersna afloop iets doenmet de informatiedie ze gekregenhebben. Als iedereen denkt ‘Goede spreker,mooiedia’s, leukverhaal’ envervolgensweerover- gaat totdeordevandedag, dan iserergens ietsmisgegaan. Indit inleidendehoofdstukkomendevolgendeonderwerpenaanbod: 1 Waarom ishetbelangrijkomgoed tekunnenpresenteren? 2 Aanwelkecriteriamoet een succesvollepresentatievoldoen? 3 Wat isdeopbouwenwerkwijzevanditboek? 1.1 Hetbelangvanpresentatievaardigheden Bijna alle opleidingen in het hoger onderwijs besteden op de een of an- deremanier aandacht aan presentatietechnieken. Goed kunnen presen- teren wordt blijkbaar gezien als een basiscompetentie waarover iedere hoogopgeleidemoet beschikken, ongeacht de sectorwaarin hij of zij wil werken.Maarwat levertdezevaardigheiddebezitternuconcreet op? Om tebeginnen ishet goedvoor je imagoals jesterkbent inpresenteren. Mensendenkenvaakdatgoedesprekersook intelligentzijn, enmisschien hebben ze daarwel gelijk in. Om succesvol te presenterenmoet je je na- melijkkunnenverplaatsen in jepubliek. Bij dit proces spelen verschillende hersengebieden een rol, waarvan de anterior paracingulate cortex er een is. Alsdit hersengebiedgoedont- wikkeld is, presteer je doorgaans ook beter op andere cognitieve taken, zoals lezenofonthoudenwaareenbepaaldvoorwerpzichbevindt.Helaas

9

1  Eensuccesvollepresentatie

isniet onderzocht of jeook slimmerwordt als jeeenboekoverpresente- ren leest,maarhet kan inelkgeval geenkwaad.

Figuur1.1  Anteriorparacingulatecortex (APC) Ten tweedekunnenpresentatievaardigheden jehelpenomhogerop teko- men binnen de organisatiewaar jewerkt. Hoe hoger je positie, hoe be- langrijkerhet isdat jekuntpresenteren.Bijhetselecterenvankandidaten voor managementfuncties wordt dan ook zeker gekeken naar iemands vermogenomeenovertuigendepresentatieneer tezetten. Presentatietrainer Piet van Meurs verwoordde het ooit als volgt: ‘Je kunt vijf diploma’s hebben, maarmoeten toeziendat een andermet één diploma jevoorgaat. Presenteren isbelangrijk, overal. Eenbedrijfheefter baat bij als het personeel zelfvertrouwen heeft enmet enthousiasme de organisatieopeengoedemanierkanuitdragen.Dat iseenstimulansvoor deheleomgeving.’ Ten slotte hebbenmondelinge presentaties nogal wat voordelen ten op- zichte van anderemedia die je kunt gebruiken om je ideeën te versprei- den. Schriftelijkerapportagesverdwijnenvaakongelezen ineenbureaula, omdat de lezer simpelweg de tijd niet heeft om ze helemaal door te ne- men. Daarnaast zijn zulke rapporten onpersoonlijk: de schrijver ziet de lezerniet ende lezer zietde schrijverniet. Dit gebrekaandirect contactmaakt het voor schrijversmoeilijker om hunpubliek teovertuigen. Omdatmensenevolutionairgezienal veel lan- ger luisterendandatze lezen,wordenzesnellerenthousiastvaneensym- pathiekesprekerdanvaneenstapeltjepapieren. Eenmondelingepresen- tatie is daarom bij uitstek hetmediumwaarmee jemensen voor je kunt winnen. Om dit doel te bereiken, moet je natuurlijkwel optimaal gebruikmaken van de (multimediale) mogelijkheden die mondelinge presentaties bie-

10

1.2  Criteriavooreensuccesvollepresentatie

den. De volgende paragraaf gaat daarom in op de criteria waaraan een succesvollepresentatiemoet voldoen. 1.2 Criteriavooreensuccesvollepresentatie Zoalseerdergezegd ishetbelangrijkdatde toehoorders ietsdoenmetde informatie uit je presentatie. Zemoeten je product kopen, je beleidsplan steunen, investeren in je idee of de resultaten van je onderzoek serieus nemen. Het is niet altijdmakkelijk ommensen aan te sporen tot actie; denkmaar aande vele tv-reclames die je hebt gezien zonder dat jemet- een naar dewinkel rende. Toch kun je als sprekerwel wat leren van re- clamemakers, endanvooral vanhun theorieënover het beïnvloedenvan menselijkgedrag. Zo is er bijvoorbeeld het wereldberoemde aida-model, dat al bestaat sindsheteindevandenegentiendeeeuw(ziekadertekst).Volgensditmo- delmoet eenovertuigendeboodschapviereffecten teweegbrengenbij de ontvanger: ■ Attention (aandacht); ■ Interest (interesse); ■ Desire (verlangen); ■ Action (actie). In de loop der jaren hebbenwetenschappers elementen aan het model toegevoegd, zoals voorkeur, overtuiging en tevredenheid. Het achterlig- gende idee blijft echter hetzelfde: zorg dat je boodschap al deze psycho- logische processen in gang zet en succes is verzekerd. Dit betekent dat overtuigendeboodschappenom tebeginnendeaandacht vanhetpubliek moeten trekken. Dat is geen gemakkelijke opgave, aangezienmensen te- genwoordig dagelijks aan zo’n drieduizend reclameboodschappen wor- denblootgesteld.Wie daartussenwil opvallen, zal dus sterk voor de dag moetenkomen. Verder is het zaak omde interesse vanhet publiek tewekken. Dit doe je doorgaans door aan te gevenwat de toegevoegdewaarde is vandatgene wat je in jeboodschap aanprijst. Als het omkoopwaar gaatmoet je laten ziendathet levenvandeconsumentmakkelijkerofaangenamerwordtna aankoopvanhet product; alshet om eenbeleidsplangaatmoet jeduide- lijkmakendat demaatregelendie jij voorstelt eenoplossingbiedenvoor een serieusprobleem.

11