John E. Moreu - Conferencemanagement

Conference management Congres- en vergaderorganisatie in theorie en praktijk John E. Moreu

Opgedragenaan Jacques Prevoo

Conferencemanagement Congres- en vergaderorganisatie in theorie enpraktijk

John E.Moreu

Derde, herzienedruk

c u i t g e v e r ij

c ou t i n ho

bussum2010

Webondersteuning Bij dit boekhoort eenwebsitemet extramateriaal. Deze is te vinden via www.coutinho.nl/conferencemanagement .

© 2010Uitgeverij Coutinhob.v. Alle rechten voorbehouden.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingenmag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevens bestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, me chanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige anderemanier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming vandeuitgever. Voor zoverhetmakenvan reprografischeverveelvoudigingenuitdezeuitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor wettelijk verschuldig de vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KBHoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloem lezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kanmen zich wenden tot Stichting pro (Stichting Publicatie- enReproductierechtenOrganisatie, Postbus 3060, 2130KBHoofddorp, www.cedar.nl/pro).

Eerstedruk 1992 Tweedeherzienedruk 2003 Derdeherzienedruk 2010

Uitgeverij Coutinho Postbus 333 1400AHBussum info@coutinho.nl www.coutinho.nl

Zetwerk: StudioPietjePrecies |bno, Hilversum Omslag: StudioPietjePrecies |bno, Hilversum Foto’s binnenwerk: Fred Ernst, Schiedam

Noot vandeuitgever Wij hebben allemoeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Perso nen of instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriendelijk verzocht contact op tenemenmet deuitgever.

ISBN 978 90 469 0208 0 NUR 801

Ten geleide

MeetingProfessionals International (mpi) is eenberoepsorganisatie van ruim 23.000 leden, waarvan de helft klanten zijn (meetingplanners van bedrijven enorganisaties) endeanderehelftaanbieders van locaties, accommodaties en services. mpi Nederlandweet als geen ander hoe belangrijk de ontwikkeling is van deprofessionaliteit indezebranche en isdaar zelf voortdurendmeebezig. Om die reden heeftmpi in 1999 A European handbook gepubliceerd, een handleiding voor de professionele organisatie van congressen en evenemen ten. Door een aantal oorzaken is er geen herdruk van gekomen en is mpi Nederland zeer tevredenmet de herziene en geactualiseerde uitgave van dit studieboek, ConferenceManagement . Met name de aandacht voor ontwikke lingen van congrestechniek, communicatietechnologie en Maatschappelijk VerantwoordOndernemen (mvo), spreekt het NederlandseChapter vanmpi zeer aan. mpiNederland zou eenEngelstalige versie vandit studieboek zeker ondersteunen. Het Nederlandse Chapter vanmpi is er van overtuigd dat dit studieboek niet alleen belangrijk is voor studenten en docenten, maar ook een bijdrage levert aanhet vak. Ookde achterliggendewebsite zal eenbelangrijke aanvul ling zijnvoor geactualiseerde informatie, updates, ennieuweontwikkelingen. mpiNederland zal daar graag eenbijdrage aan leveren.

Roel Frissen, voorzittermpiNederland September 2010

Redactieraad

De redactieraadbij deherzieningvandit boekbestonduit:  EricBakermans, SeniorProjectcoördinatorCongreswerving,Nederlands BureauvoorToerisme enCongressen (nbtc)  EstherdeBeer, docent event- enprojectmanagement, nhtv Internatio naleHogeschool Breda  Barbarade Jong, directeur,NewBrooklyn  NicoM.Meyer,managingdirectorMeetingMonitor/Congreswereld  Jeannette vanNaamen, directeur JvNCongressManagement  JessicaScholze, directeur yesavConsultancy  BeaSmink, directeur Smink&Co  VincentC. vanWulfen, adviseurCollege vanBestuurAmsterdamMe dischCentrum Onderstaandemensenhebben informatie, illustratie- of fotomateriaal ter beschikkinggesteldvoordit boek:  JaapBakker, Parthen, themeeting services company  EricBeuk,KoninklijkeBeuk  Bart vanBijnen, n200  JacEngelen,AenitCongresprodukties  PaulHalbertsma,Meetinglinq  LinekeHofdijk,AIIC, Congrestolkensecretariaat  DebbieKappeteyn, Talk&Vision  XanderKranenburg, LiveSolutionsEventsB.V.  MichielMiddendorf,WorldForum  BabsNijdam,Amsterdamrai  AnnekePostma, acs audiovisual solutions  CeesRosman, eventconcept  Dennis Speet, the InternationalCongress andConventionAssosiation (icca)  SiebeWeide,NederlandseMuseumvereniging  YvonneWeijenhoven, CongresorganisatieAcademischMedischCentrum  LisavanWijngaarden,WorldForum

Voorwoord

In1992 verscheende eersteuitgave vandit boek.Daarinwerd aangegevendat Nederland een belangrijke plaats innam op de internationale congresmarkt. Gelukkig isdat nog steeds zo.Hetwasdaaromniet verwonderlijkdat debran cheorganisatieVerenigingNederlandseCongres- enVergaderbelangen (vnc), nu geïntegreerd inhet Centrum voor LiveCommunication, het initiatief nam voor een studieboek over het vakgebied conferencemanagement. De reden voor de snelle productie van de eerste uitgave van dit boek was het enthou siasmevanwijlen JacquesPrevoo,mijnmedeauteur.Zonderhemwasdeeerste uitgave niet verschenen, laat staan een herziene uitgave. Om die redenwil ik ookdezederde, herzieneuitgave graag aanhemopdragen. Dit studieboekbeoogt studentenvanhbo- enmbo-opleidingenwegwijs tema ken in het vakgebied conferencemanagement, de theorie en de praktijk van congres- envergadermanagement.Daarbij is bewust gekozenvoor eenkoppe ling tussen theoretische achtergronden enpraktische uitwerkingen.Het credo is enblijft: theorie isnoodzakelijk,maar indepraktijkmoet jehet leren. Deze herziene uitgave is niet alleen geactualiseerdmet cijfers en statistieken, maarookzijnhoofdstukken toegevoegdover congrestechniek, communicatie technologie, toepassing van nieuwe vormen van bijeenkomsten op basis van internet, websites en andere digitale mogelijkheden en maatschappelijk ver antwoordondernemen (mvo). Deze onderwerpen speelden zelfs ten tijde van de herziene uitgave 2003 nog nauwelijks een rol, maar zijn nu een integraal onderdeel bij het initiëren, organiserenenuitvoerenvancongressenenbijeen komsten. Het schrijven en herzien van een studieboek is nooit het werk van de auteur alleen. Ikheb veel ondersteuning, adviezen enkritische opmerkingen van een groot aantal collega’s enorganisaties gehad.Met namevande redactieraadheb ik veel ondersteuning gehad: informatie, aanvullingen, kritischmeelezen, kri tieken, bijdragenenbelangrijke suggesties.Dezeprofessionalswil ikbedanken omdat zij inhet belangvanhet vakgebiedbereidwaren tijdvrij temakenvoor input, discussies en kritische opmerkingen. Ook gaat mijn dank uit naar al diegenendie bijdragenhebben geleverdof toestemminghebben gegeven voor

het overnemen van artikelen of illustratiemateriaal. Ik heb geprobeerd in alle gevallen credit te geven aandebronnen. De verantwoordelijkheid voor het eindresultaat van dit studieboek ligt uiter aardgeheel bij de auteur.

JohnE.Moreu September 2010

Inhoud

15

Inleiding

17

1 Conferencemanagement

1.1 Introductie

17 20 21 28 29 29 29 29 30 30 30 30 30 31 31 32 41 44 45 46 46 48 53 54

1.2 Soortenbijeenkomsten

1.2.1 Congres 1.2.2 Conferentie 1.2.3 Symposium 1.2.4 Seminar 1.2.5 Colloquium 1.2.6 Workshop 1.2.9 Vergadering 1.2.10 Cursus 1.2.11 Presentatie 1.2.12 Persconferentie 1.2.7 Forum 1.2.8 Panel

1.3 Marktsegmenten

1.3.1 Verenigingen/associaties 1.3.2 Bedrijfsleven/corporatemeetings

1.3.3 Overheid enpolitiek

1.3.4 Broederschappen en serviceclubs 1.3.5 Religieuze groeperingen 1.3.6 Overige initiatiefnemers/opdrachtgevers

1.4 Marktverkenning 1.5 Conferencemanagement

1.6 Samenvatting

55

2 Product

2.1 Introductie

55 55 56

2.2 Thema

2.3 Congreslocaties envergaderfaciliteiten

2.4 Sprekers

56 58 59 59 60 60 63 63 66 66 67 69 71 72 74 74 74 75 76 77 77 78 85 86 92 92 96 98 98 98 99 77

2.5 Administratie 2.6 Drukwerk/website

2.6.1 FirstAnnouncement 2.6.2 SecondAnnouncement 2.6.3 Registratieformulier 2.6.4 Final Program 2.6.5 Overigdrukwerk

2.7 Deelnemers

2.8 Hotelaccomodatie

2.9 Catering

2.10 Audiovisuelemiddelen

2.11 Transport 2.12 Abstracts 2.13 Proceedings 2.14 Social Program 2.15 Technical visits

2.16 Pre- enpostconference tours

2.17 Samenvatting

3 Bidprocedure, site selection enorganisatiestructuur

3.1 Introductie 3.2 Bidprocedure

3.2.1 Verenigingen 3.2.2 Bedrijven

3.3 Site selection 3.4 Infrastructuur

3.5 Imago

3.6 Organisatiestructuur

3.6.1 pco

3.6.2 HostCommittee 3.6.3 OrganizingCommittee 3.6.4 ProgramCommittee 3.6.5 FinanceCommittee 3.6.6 AdministrationCommittee

100 100 101 102 103 104

3.6.7 Subcommittees

3.7 Aandachtspuntenvoordeorganisatiestructuur

3.8 Externe relaties 3.9 Samenvatting

107

4 Dienstverleners

4.1 Introductie

107 107 107 108 111 111 111 113 114 116 116 116 117 119 120 123 124 124 125 126 126 126 128 128 128 130 131 132 133 134 137 137 137 139 141 144 145 147 137

4.2 ProfessionalConferenceOrganizer

4.2.1 Begripsbepaling

4.2.2 Taken

4.2.3 In-housepco 4.2.4 Core-pco 4.2.5 Honorarium

4.3 DestinationManagementCompany (dmc)

4.3.1 Commissies

4.3.2 itop endmcversus pco

4.4 Luchtvaartmaatschappijen

4.4.1 Official carrier

4.5 Congreshotels

4.5.1 Promotiemateriaal

4.6 Congresgebouwen

4.6.1 Alles onder ééndak-formule

4.6.2 Bijzondere locaties

4.6.3 Mobiele vergaderaccommodaties

4.7 Conventionbureaus

4.7.1 Congreswerving

4.7.2 Adviseren enbemiddelen 4.7.3 Overige activiteiten

4.8 Technische leveranciers 4.8.1 Samenwerking

4.8.2 Technici

4.9 Tolken

4.9.1 Vormenvan congresvertaling

4.9.2 Honoraria

4.10 Overheid 4.11 Samenvatting

5 Marketing enpromotie

5.1 Introductie

5.2 Fysiekproduct versus congresproduct

5.2.1 Verschillen

5.2.2 Marketingfunctie

5.3 Promotiefuncties 5.4 Promotiekanalen

5.4.1 Mailings

5.5 Samenvatting

149

6 Informatietechnologie

6.1 Introductie 6.2 Automatisering

149 149 151 152 152 153 154 161 162 163 163 165 165 166 168 169 171 172 174 176 177 179 184 194 197 163

6.2.1 Gebruikvanbestaand systeemof zelf ontwikkelen

6.2.2 Uitgangspunten

6.2.3 Huur, koopof betalenper registratie

6.3 Internet

6.4 Congresregistratiesystemen

6.5 Abstract handling 6.6 Samenvatting

7 Vergaderopstellingen en congrestechnieken

7.1 Introductie

7.2 Congrescommunicatie 7.3 Congresdoelstellingen

7.3.1 Formeledoelstellingen 7.3.2 Informeledoelstellingen

7.4 Vergaderopstellingen

7.4.1 Theater- of auditoriumopstelling 7.4.2 Klas- of schoolopstelling

7.4.3 U-vormopstelling 7.4.4 Gesloten carréopstelling 7.4.5 Postersessieopstelling 7.4.6 Buzzinggroupopstelling 7.4.7 Boardroom-opstelling

7.5 Congrestechniek

7.6 Evalueren en resultaatmeting

7.7 Samenvatting

199

8 Beurzen en congresexposities

8.1 Introductie

199 199 199 202 206 207 210

8.2 De communicatiemix

8.3 Vakbeurzen

8.3.1 Vakbeurzen als onderdeel van congressen

8.4 Professional ExhibitionOrganizer ( peo )

8.5 Evenementen 8.6 Samenvatting

211

9 Congresfinanciën

9.1 Introductie 9.2 Uitgangspunten

211 211 212 213 215 216 222 224 225 226 228 229 229 232 233 233 235 236 237 238 239

9.2.1 Rechtsvorm

9.2.2 Overigeuitgangspunten

9.3 Begroting

9.3.1 Kostenramingen 9.3.2 Opbrengstenraming

9.3.3 Belasting toegevoegdewaarde (btw)

9.4 Bepaling registratiefee

9.4.1 Registratiefeedeelnemers 9.4.2 Registratiefeepartners

9.5 Break-evenanalyse 9.6 Liquiditeitsbegroting

9.6.1 Overschot 9.6.2 Tekort

9.7 Voorfinanciering 9.8 Financieel beheer

9.8.1 Financiëleprocedures 9.8.2 Financiële controle

9.9 Eindafrekening 9.10 Samenvatting

241

10 Maatschappelijk verantwoordondernemen (mvo)

10.1 Introductie 10.2 Wat ismvo?

241 241 242 249

10.3 Redenenvoor invoeringmvo-beleid

10.4 Samenvatting

250

Bronnenlijst

251

Literatuurlijst

252

Register

256

CV

Inleiding

Congressen, beurzen en soortgelijke evenementen behoren tot de zakelijke evenementen. Zakelijke evenementen zijn een belangrijk onderdeel van de strategischemarketingencommunicatievan (beroeps)verenigingen, nationale enmultinationale bedrijven. Of het nu gaat om kennisoverdracht, het delen van informatie, na- en bijscholing, de relatie met klanten of consumenten – hetmarketing- en communicatietraject is daarvande vertaalslag enmet name congressen, bijeenkomsten, beurzen en evenementen zijn daarbij belangrijke strategischemiddelen. Dit studieboek kan geen totaaloverzicht geven van de congres-, vergader-, beurzen- en evenementenbedrijfstak. Met name voor die laatste twee zijn er uitstekende publicaties, maar ook in de bedrijfstak congressen zijn er zoveel ontwikkelingen dat het onmogelijk is een volledig overzicht te geven. De be doeling van dit boek is een introductie te geven over de bedrijfstak. Het ver schaftde basisgegevens en voldoende informatie over nieuwe ontwikkelingen als aanzet voor verdere studie. De website ( www.coutinho.nl/conferencemanagement) zal het medium zijn voor aanvullende, steeds geactualiseerde informatie enals zodanighet kennis centrumvormenvoor debedrijfstak. Inhet beroepenveld van conferencemanagement is het vanbelangdat eenbe roepsbeoefenaar competenties beheerst. Een competentie is een cluster van attitudes, onderliggende kenniselementen en vaardigheden. Dit cluster is van invloedop iemands taak, die samengaatmetprestatiesenkanwordengemeten en getoetst aan aanvaardbare normen, en kanworden verbeterd doormiddel van training enontwikkeling (Parry, 1996). Om zichde competentiesuit het domein conferencemanagement eigen tema ken, is de kennis vandit studieboek slechts een vande vereisten. Daarnaast is theoretische en praktische kennis vereist van de gepaste attitudes (visie, be roepsethiek enberoepscode) envaardigheden.Denoodzakelijkekenniswaar over men moet beschikken om een goed beroepsbeoefenaar binnen confe rencemanagement te zijn, is een integratie van kennis over communicatie, organisatie,financiëleenmanagementtheorieën,marketingenpromotie, (con gres)techniek, elektronische communicatiemiddelen en onderzoek over met namehet profiel vande initiatiefnemer, deopdrachtgever endedeelnemers.

15

Conferencemanagement

Webondersteuning Bij dit boekhoort eenwebsitemet aanvullendondersteunendmateriaal, zoals vragen enopdrachten,maar ookverwijzingennaar onderzoeksrapporten, sta tistieken, nieuweontwikkelingen en andere relevante informatie. Dewebsitezal doordeauteur regelmatigwordengeactualiseerden is tevinden via www.coutinho.nl/conferencemanagement .

16

Conferencemanagement Hetorganiserenvancongressen isdanmisschiengeenwetenschap,eenvak(ge bied) is hetwel degelijk.Het organiseren van congressen enbijeenkomsten is een complexematerie.Daarom zijn informatie enkennis vanuit verschillende invalshoeken endisciplinesnodigom een congres tot een succes temaken. Dit hoofdstuk is een inleiding in dit vakgebied conferencemanagement. Erwordenhierin een aantal hoofdlijnengeschetst, die in laterehoofdstukken verder worden uitgewerkt. De belangrijkste soorten bijeenkomsten komen aan bod. Daarnaast wordt aandacht besteed aande omvang en betekenis van de internationale ennationale congresmarkt. 1 Introductie Om een congres te realiseren, is projectmanagement essentieel. Projectmanage ment is eenallesomvattendbesturingsconceptwaarmeehetmogelijk is complexe uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten en met hoge kwaliteit tot stand te brengen. De organisatie van een congres of bijeenkomst vindt in een tijdelijk teamverband plaats. Er is een duidelijk doel, namelijk het daadwerkelijk laten plaatsvinden van het congres conform het programma van eisen van de klant, gekoppeld aan een vooraf vastgesteldbudget. Projectmanagement begint zodra de opdracht is binnengehaald. Voordat de pro jectmanagermet zijn (vaak deels zelf samengesteld) team aan de organisatie van het congres kan beginnen, heeft een stuk accountmanagement en sales plaats gehad. Ook is er nagedacht over het concept van het congres, de doelstellingen, inhoud, de vorm en de sfeer eromheen. Als het projectplan er ligt, kan het team worden samengesteld en kan de realisatie worden voorbereid. In het team zit ten de projectmanager, enkele medewerkers van het bedrijf, extern ingehuurde krachten, zoals een pco (Professional Conference Organizer) en adviseurs vanuit verschillendedisciplines. Projectmanagement

1.1

17

1   Conferencemanagement

Het projectmanagementproces verloopt in vier fasen.

1 Voorbereiding Het opstellen van een projectplan op basis van haalbaarheidsanalyse. Kern onderdelen vanhet projectplan zijnde eisen endoelstelling vande opdracht gever, het concept ten aanzien van inhoud en vorm van het congres, de be schrijving van de stakeholders, de kostenraming, het contract en de globale planning. 2 Uitwerking Het project krijgt vorm. Het teamhoudt zich in overlegmet de klant indetail bezigmet het programma, het maken van afsprakenmet toeleveranciers, de marketingenpromotie, de inschrijving, de logistiekendeaccommodatie. Alle taakgebieden ten aanzien van het organiseren van een congres worden voor bereid. 3 Uitvoering Het congres vindt plaats. Belangrijk hierbij is dat de boodschap van de op drachtgever overkomt bij dedeelnemers, zowel qua inhoudals vorm. De sfeer moet passenbij dedoelstelling. Een goed concept dat aansluit bij dewaarden vandedeelnemer is de succesformulehiervoor. 4 Evaluatie Nazorg van het congres. Het gaat hier vooral om effectmeting. De volgende vragenmoetenbeantwoordworden. Is het doel vandeopdrachtgever bereikt, zijndedeelnemers aanhet congres tevreden?Wat heeft het congres nudaad werkelijkopgeleverd?Ook vindt definanciële eindafrondingplaats. Na iedere fase is een ‘go’ van de klant een must voordat verder wordt gegaan met de realisatie vanhet congres. De hoofdtaak van de projectmanager in dit proces is het sturen op het gewenste eindresultaat. Om dit succesvol te kunnen doenmoet de projectmanager op het juistemoment de juiste beslissingen kunnen nemen in samenspraakmet de op drachtgever enhet team. Bovendienmoet hij het teammotiverendoor ruimte te bieden voor individuele ontwikkeling. De projectmanager moet ook doelen en prioriteiten kunnen stellen en win-winsituaties creëren door relaties te bouwen. Bovenal is eenprojectmanager proactief endaadkrachtig. Dynamischprojectmanagement Het is essentieel dat de projectmanager en zijn team oog hebben voor de dyna miek van de wereld om hen heen, omdat tegenwoordig de context waarbinnen congressenwordengeorganiseerd veranderlijk is. Vandaagdedagkaneenproject alleen slagen als ingespeeldwordt op veranderingen die om ons heen gebeuren.

18

1.1    Introductie

Denk bijvoorbeeld aandemanier en snelheid van communiceren enmaatschap pelijke ontwikkelingen. Het projectresultaat moet niet statisch zijn, maar kan gedurende het proces bijgesteld worden omdat de omgeving dit dus vraagt. Bij projectmanagement is daarom sprake van een verschuiving van traditioneel naar dynamischprojectmanagement.

In schemahet verschil.

Fase

Traditioneel projectmanagement

Dynamisch projectmanagement

1 Doel stellen

Rationeel

Motivatie

2 Plannen

Prescriptief

Descriptief

3 Implementeren Beheersen

Inspireren& exploreren

4 Evalueren

Rechtvaardigen

Strategie

Toelichting schema Projectmanagement verschuift van perspectief. Tot nu toe richt traditioneel pro jectmanagement zich vooral ophet nastreven vaneen vooraf vaststaanddoel, het projectplanwordtnauwlettendgevolgd, enhet controlerenen rechtvaardigenvan eenproject is het belangrijkste. Er ontstaat nuechter een focus opwat teamleden motiveert in eenproject. Traditioneel projectmanagement legt de focus voornamelijk op het product, het eindresultaat.Dynamischprojectmanagementheeftdaarnaast veelmeeroogvoor wat projectteamleden drijft en beweegt, enwaardoor zij geïnspireerd raken. Ge bleken is dat dit laatste eenbeter projectresultaat oplevert. Dynamisch projectmanagement gaat er net als traditioneel projectmanagement zeker vanuitdathetprojectresultaat vooraf bepaaldwordtdoordeopdrachtgever. Echter in de huidige tijd is het van belang te achterhalenwat teamleden drijft in eenproject. Als bekend iswat depassie vande teamleden is (uiteraard zoveelmo gelijk gekoppeld aan de specialistische kennis en kunde en rol binnen het team) en de projectmanager daarop stuurt, zal het bereikte eindresultaat, lees het con gres, meer voldoening opleveren voor de klant en het team. Het opgestelde pro jectplanwordt gevolgdomhet congres te realiseren,maar kan tijdens het organi satieproces aangepast worden omdat de omgevingsfactoren dit verlangen. Denk bijvoorbeeld aan ontwikkelingen op het gebied van maatschappelijk onderne men. Demethodiekenomdit tedoenworden steeds beter en zullen geïntegreerd worden inde aanpak van een congresorganisator als zichnieuwe ontwikkelingen voordoen. Een ander voorbeeld is het toenemend aantal freelancers in de con gresorganisatiebranche. Het projectteam heeft daardoor wellicht eenwisselende

19

1   Conferencemanagement

Soortenbijeenkomsten Wereldwijdvinden jaarlijksmiljoenenbijeenkomstenplaats.Daarontmoeten mensen elkaar, wisselen kennis en informatie uit, leggen contacten, overleg genmet elkaar, nemenbesluiten endoen indrukkenop. Tussen al diebijeenkomstenbestaanverschillen, hoemarginaal soms ook. Deze verschillende soorten bijeenkomsten hebben ieder hun eigen naamge ving. Hoewel er geen eenduidigheid is in de definities en afbakening van die soortenbijeenkomsten, ishet zinvol een aantal ervan tebenoemen. Uiteindelijk is de benaming van de bijeenkomst echter vooral de verant woordelijkheid van de initiatiefnemer of de opdrachtgever. Deze bepaalt de naamgeving, ookal past dieniet binnende theoretischekenmerken, die indit hoofdstukwordengegeven. Een projectmanager van een congres houdt zich bezig met procesmanagement. Als men kan werken met teamleden die elkaar inspireren en motiveren, zullen de processen nagenoeg vlekkeloos verlopen. Het arbeidsethos vanmedewerkers is veranderd, wat inhoudt dat werk eenmiddel is voor een gelukkig leven. Werk moet daarbijwel aantrekkelijk zijn. Als eenprojectmanager in staat is een team te formerenwaarinmensen zitting hebben die het werk zinvol en betekenisvol vin denvoor zichzelf, dan zal ‘het proces zijnwerkdoen’ enwordtwellicht bereiktwat niet voormogelijkwerd gehoudenbij de start vandeorganisatie vanhet congres. Dynamisch projectmanagement creëert eenwin-winsituatie voor de opdrachtge ver enhet projectteam! Bron: Esther deBeer, NHTVBreda, 2010, bewerking auteur samenstelling omdat steeds vaker met andere leveranciers wordt gewerkt. Het projectplan verdient danuiteraard aanpassing.

1.2

De soortenbijeenkomstendie aanbodkomen, zijn:  congres

 conferentie  symposium  seminar  colloquium  workshop  forum  panel  vergadering  teleconferentie  cursus  presentatie

20